WordやExcelよりもGoogleドライブを好んで使っている理由

WordやExcelよりもGoogleドライブを好んで使っている理由

簡単な文章や表であればWordとExcelよりもGoogleドライブを良く使ってます。

マクロを使いたいとかそういう状況じゃない限りWord・Excelじゃなければいけない理由ってないと思うんですよ。

僕がGoogleドライブのドキュメントやスプレッドシートを好んで使っている理由をご紹介します。

Googleドライブとはどんなものなのか

Googleドライブでは、クラウドストレージとしてファイルを保管することができるだけでなく、クラウド上で下記のようなファイルを扱えます。

  • Wordのようなドキュメント
  • Excelのようなスプレッドシート
  • Power Pointのようなスライド

見た目も機能もほとんどWordやExcelと変わらないです。

▼こちらがGoogleドライブのドキュメント。
Googleドライブのドキュメント

▼こちらがGoogleドライブのスプレッドシート。
Googleドライブのスプレッドシート

個人的にはスライドを使ったことがないのでパワポに関してはどれくらい違うか分からないのですが、Word・ExcelはGoogleドライブで十分置き換えできると思ってるんですよね。

僕が特にGoogleドライブの方が優れていると感じてるのは下記の4点です。

相手に送ったあとでも編集できる

WordやExcelで作成したファイルをメールに添付して送るってことありますよね。その場合、あとでミスが発覚したりしても修正のしようがありません。メールで訂正箇所を知らせることくらいしかできませんよね。

Googleドライブの場合相手に渡すのは「ファイルのある場所」を教えるだけで、そこを覗いてもらってるだけです。

ファイル自体はクラウド上にありますから、いつでも修正可能です。

ファイルを相手に送るためには下記の方法で簡単にできます。

環境に左右されない

Googleドライブはブラウザで使えるため、環境に左右されません。Macで見てもWindowsで見ても同じ状態で使えますし、iPhone, Androidでも同じように扱えます。

僕はMacもWindowsも使う環境にいまして、そもそもExcelが入ってないマシンもあったりするんです。例えばMacにはNumbersしか入ってないとか。

同じファイルをいじれるとはいえ、扱うソフトが変わるとレイアウトが変わったりしますからね。

ブラウザで動かすため、ネットとWord・Excelしか使わないという人は3万円台で手に入るChromebookでも十分なんですよね。

同時に複数人で編集できる

複数人で同一ファイルを管理する場合、WordやExcelだと同時に開くことができても、同時に編集はできませんよね。

Googleドライブはリアルタイムに複数人で編集ができます。

例えば「ビデオチャットで会議しながら議事録として使う」という使い方が便利です。

履歴をさかのぼれる

うっかり消しちゃったとか、そういうトラブルの場合も、履歴をさかのぼることができます。

自動保存を常にしてくれていて、なにか行動を起こすたびにバックアップがとれてるイメージです。

最後に

作ったファイルはPDFで書き出しもできますし、WordやExcelのファイル形式で書き出しもできるので安心です。

もしGoogleアカウントを持ってない方は作り方を載せておきますので参照してみてください。

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